Automatiza la gestión documental y valida tus datos contra el ERP sin trabajo manual
BlueAiBot recibe automáticamente albaranes, facturas y documentos desde FTP, extrae la información clave, la compara con tu ERP, detecta incidencias en tiempo real y archiva cada documento por proveedor.
Disponible en
Automatiza la gestión documental de tu negoxio con BlueAiBot
¿Y si tus procesos repetitivos se hicieran solos mientras tu equipo se centra en lo importante? Desde recibir documentos automáticamente hasta validarlos contra tu ERP, detectar incidencias y archivarlas con trazabilidad total, todo se coordina con esfuerzo.
Comienza a ahorrar desde el primer mes.
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El problema no es escanear documentos. Es validarlos sin errores
Cada día, tu equipo pierde tiempo descargando documentos, revisando datos, comparando importes, buscando albaranes, detectando descuadres y archivando PDFs manualmente. El resultado: más carga administrativa, más errores, más retrasos y menos control sobre la situación
1
PROBLEMA HABITUAL
Descarga manual de PDFs desde correo o portales.
IMPACTO EN LA EMPRESA
Pérdida de tiempo y riesgo de documentos olvidados o extraviados.
2
PROBLEMA HABITUAL
Revisión manual de datos campo por campo
IMPACTO EN LA EMPRESA
Errores humanos frecuentes y duplicidad de trabajos entre departamentos.
3
PROBLEMA HABITUAL
Comparación manual de datos con el ERP
IMPACTO EN LA EMPRESA
Procesos lentos, poco escalables y con alta dependencia de personas.
4
PROBLEMA HABITUAL
Incidencias detectadas días o semanas tarde.
IMPACTO EN LA EMPRESA
Retrasos en administración, compras y contabilidad con impacto económico real.
5
PROBLEMA HABITUAL
Archivo desordenado sin criterio ni estructura
IMPACTO EN LA EMPRESA
Falta total de trazabilidad y dificultad para auditar o localizar documentos
¿Cuántas horas a la semana?
Tu equipo dedica tiempo valioso a tareas que pueden automatizarse.
BlueAiBot automatiza todo el flujo documental, de principio a fin
Desde que el proveedor sube un documento hasta que queda validado, registrado y arxhivado.
BlueAiBot actúa como una caja inteligente entre tus documentos y tu ERP
01
Recibe
Detecta automáticamente nuevos PDFs desde FTP sin intervención manual.
02
Lee
Extrae referencias, importes, proveedor, fechas y campos clave con precisión
03
Valida
Compara los datos extraídos contra tu ERP vía API de forma automática.
04
Avisa
Genera alertas e informes detallados cuando detecta errores o descuadres
05
Archiva
Organiza los documentos por proveedores automáticamente con trazabilidad total.
Pensado para empresas que trabajan con
documentos, proveedores y ERP
BlueAiBot se adapta a los flujos documentales más habituales
en administración, compras, logística y finanzas.
Albaranes de proveedores
Valida automáticamente referencias, fechas, proveedor y datos clave frente al ERP en el momento en que llega el documento. Detecta diferencias antes de dar entrada al pedido y evita errores en el inventario o la contabilidad.
Facturas recibidas
Extrae importes, proveedor y referencias de cada factura PDF y los compara con el pedido o albarán correspondiente en el ERP. Detecta diferencias de importe, reduciendo el riesgo de errores en cuentas a pagar.
Pedidos y documentación asociada
Automatiza la clasificación y comparación de documentos vinculados a operaciones de compra o logística. Cada documento queda vinculado al pedido correspondiente en el ERP, con trazabilidad completa de toda la cadena documental.
Procesos administrativos repetitivos
Sectores donde BlueAiBot genera más valor.
01
Industria
Validación de albaranes, entregas y proveedores de producción
02
Distribución
Control documental de compras, logística y operaciones
03
Fabricación
Conciliación de documentos de entrada con ERP de producción
04
Servicios B2B
Organización documental y validación de facturas de proveedores
06
Alimentación
Control de proveedores y documentación recurrente de alto volumen
Más que OCR: automatización documental conectada a tu ERP
Un OCR convierte documentos en texto. BlueAiBot convierte documentos en
procesos automatizados y datos validados listos para tu sistema.
Función
Leer texto de un PDF
Extraer datos clave estructurados
Recibir documentos desde FTP automáticamente
Validar datos contra ERP vía API
Detectar descuadres e inconsistencias
Generar incidencias estructuradas
Enviar alertas automáticas por correo
Archivar documentos por proveedor
Trazabilidad completa del proceso
Soporte mensual incluido en la tarifa
OCR tradicional
✓
Parcial
✗
✗
✗
✗
✗
✗
✗
Limitada
BlueAiBot
✓
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Beneficios directos para equipo administrativo
Resultados tangibles desde la primera semana de implantación para los
departamentos que gestionan documentos a diario.
01
Reducción de tareas manuales
Eliminación de las tareas repetitivas de descarga, revisión y archivo de documentos en papel o PDF.
02
Menos errores humanos
La validación automática de datos contra el ERP elimina los fallos que se producen en la revisión manual campo a campo.
03
Mayor control del proceso
Cada documento queda registrado, validado o marcado como incidencia. Visibilidad total del estado de cada operación documental.
04
Respuesta más rápida
Las alertas en tiempo real permiten actuar ante una incidencia en minutos, no en días, antes de que impacte en contabilidad o compras.
05
Mejor trazabilidad
Histórico completo de procesos, logs de actividad y archivo ordenado por proveedor. Todo accesible y auditable desde el primer día.
06
Más escalabilidad
Hasta 500 procesos mensuales incluidos en la tarifa base. El sistema escala sin añadir personal al departamento administrativo.
BlueAiBot libera tiempo administrativo y reduce el riesgo de errores antes de que lleguen a contabilidad,
compras o almacén.
No es un OCR. No es un proceso manual.
Es automatización completa.
Compara las opciones que suelen plantearse las empresas y entiende
por qué BlueAiBot ofrece el mayor retorno.
Proceso manual
Tu equipo descarga, revisa y valida cada documento a mano, campo a campo.
✗ Alto coste en horas de personal
✗ Errores humanos frecuentes
✗ Sin trazabilidad ni auditoría
✗ Procesos no escalables
✗ Detección tardía de incidencias
BlueAiBot
Automatización completa: recepción, lectura, validación, alertas y archivo sin intervención manual.
✓ Flujo 100% automatizado
✓ Validación en tiempo real vía API
✓ Trazabilidad completa y auditable
✓ Alertas inmediatas de incidencias
✓ Soporte mensual incluido
OCR genérico
Herramienta que extrae texto de documentos sin integración ni validación real.
✓ Lee texto de PDFs
✗ Sin conexión con ERP
✗ Sin detección de incidencias
✗ Sin archivo automático
✗ Requiere proceso manual posterior
Puesta en marcha completa y guiada
No compras una herramienta, implantas un proceso. Arrancas con un flujo ya
configurado, probado y ajustado a tu realidad operativa.
Lo que incluye la implantación
- Análisis completo del flujo documental actual de la empresa
- Configuración de los tipos de documentos y campos a extraer
- Conexión con tu ERP vía API documentada
- Definición de reglas de validación y umbrales de incidencia
- Pruebas completas con documentos reales de tu empresa
- 5 horas de soporte mensual incluidas en la cuota
Un proceso adaptado a tu empresa, no una licencia genérica
La implantación de BlueAiBot incluye el análisis de tu flujo actual, la configuración completa del sistema y la integración con tu ERP. No empiezas desde cero: arrancas con un proceso ya configurado, probado y ajustado a tu realidad operativa.
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Preguntas frecuentes
Todo lo que necesitas saber antes de dar el primer paso con BlueAiBot.
No. BlueAiBot se conecta con tu ERP para validar documentos y sincronizar datos mediante llamadas API. Tu ERP sigue siendo el sistema de registro principal y BlueAiBot actúa como capa inteligente de procesamiento documental previa a cualquier entrada de datos.
No. BlueAiBot puede trabajar con hasta 3 tipos de documentos incluidos en la tarifa base, como facturas, albaranes, pedidos u otros PDFs estructurados. Cada tipo de documento se configura con sus propios campos y reglas de validación específicas.
Se genera automáticamente una incidencia con el detalle completo del error: qué campo no coincide, cuál es el valor extraído del documento y cuál es el valor esperado según el ERP. Además, se puede configurar una notificación automática por correo electrónico al responsable del proceso.
No. BlueAiBot detecta automáticamente los nuevos PDFs en la carpeta FTP configurada. En cuanto el proveedor sube un documento, el sistema lo recoge, lo procesa y lo valida sin que nadie tenga que hacer ninguna descarga ni revisión inicial.
La implantación incluye el análisis del flujo documental actual, la configuración completa del sistema, la conexión con el ERP vía API, la definición de reglas de validación, las pruebas con documentos reales y la puesta en marcha. Todo acompañado de formación inicial para el equipo.
Para volúmenes superiores a 500 procesos mensuales, te ofrecemos planes adaptados o bolsas adicionales de procesos. Consúltanos y diseñamos una propuesta ajustada a tu volumen real de documentación, sin sorpresas de coste.
¿Puedo procesar más de 3 tipos de documentos?
Sí. La cuota mensual incluye 5 horas de soporte técnico especializado. Este soporte cubre consultas funcionales, ajustes de configuración, adaptaciones a cambios en los documentos y cualquier incidencia operativa que pueda surgir durante el uso del sistema.
